Fallstudie: Digitalisierung eines Liefersystems

Eine Software, eine Desktop-Anwendung und viele Tablets. Burgdörfer hat das Liefer-System der Gugelfuss GmbH digitalisiert und passgenau auf die Anforderungen des Familienunternehmens aus Elchingen bei Neu-Ulm entwickelt. Papierzettel, Blöcke und Stifte, die in Lieferwagen auf den Armaturenbrettern hin- und herfliegen gehören bei Gugelfuss der Vergangenheit an. Sämtliche Lieferdokumente werden schnell und automatisch erzeugt, versendet und archiviert. 

Vor der Umsetzung des „Liefer-AVIS-Systems“ haben wir mit Gugelfuss zwei grundsätzliche Anforderungen herausgearbeitet, die die Software erfüllen soll: 

  • Unabhängigkeit von Betriebssystemen: Die Software soll keine native App für Android oder iOS sein. Denn Gugelfuss hatte im Vorfeld eine iPhone-App im Einsatz: „Das Hauptproblem mit dieser iPhone-App war, dass mit jedem Apple-Update die App angepasst werden musste. Das Zertifikat ist dann abgelaufen und die App musste jedes Mal neu deployed werden. Das hat viel Zeit und Geld gekostet“, erklärt Tim Dörfler, Senior ERP-Manager bei Gugelfuss
  • On- und Offlinefähigkeit: Die Software soll sowohl im on- als auch im offline-Modus funktionieren. „Das Offline-Thema war ein Problem“, so Dörfler, denn oft befinden sich die Mitarbeitenden beim Abschließen einer Lieferung im Funkloch. 

„Wir haben keine bestehende Software gekannt, die diesen Anforderungen gerecht wurde“, so Dörfler. Daher kam Gugelfuss zu dem Entschluss, sich von Burgdörfer eine eigene Software entwickeln zu lassen. 

Die Umsetzung

Wir begannen mit der Entwicklung des „Liefer-AVIS-Systems“ und hielten regelmäßig Rücksprachen mit der IT-Abteilung, der Geschäftsführung und den späteren NutzerInnen des Systems. Die detaillierten Anforderungen für eine digitale Lösung waren bald klar: Der gesamte Ablauf einer Lieferung, von der Disposition über die Auslieferung bis hin zur Nachbearbeitung soll über eine Web-Anwendung abgewickelt werden können. 

Nach sechs Monaten konnten wir mit einigen Tablets und dem „Liefer-AVIS-System“ in den Produktivbetrieb starten. Das System läuft seither im Browser und ist somit unabhängig von einem Betriebssystem. Die Installation ist plattformübergreifend und blitzschnell durchgeführt – ein Aufruf der Webseite genügt. Die Endgeräte können daher jederzeit problemlos ausgetauscht werden.  

Für die verschiedenen Anwendungsfälle (Disposition, Auslieferung, Sachbearbeitung) gibt es jeweils andere Oberflächen. Somit ist die Software einfach bedienbar und übersichtlich. Sämtliche Daten und Dokumente werden über eine Schnittstelle zum ERP-System von Gugelfuss ausgetauscht und im Belegarchiv gespeichert. 

Die Funktionen des „Liefer-AVIS-Systems“

Desktop-Oberfläche für die Disposition
Schnittstelle zum ERP-System für die Sachbearbeitung
Automatischer E-Mail-Versand
Browser-Anwendung auf Tablets für die Auslieferung

Und was passiert, wenn sich die NutzerInnen beim Ausliefern im Funkloch befinden? 
Die Daten werden dann solange zwischen gespeichert, bis das jeweilige Tablet wieder eine stabile Internetverbindung hat und sich mit der Datenbank synchronisieren kann. Die NutzerInnen werden mit Warnhinweisen informiert, wenn die Daten noch nicht synchronisiert wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass auch bei einer verzögerten Synchronisierung die Reihenfolge der Lieferungen korrekt in die Datenbank übernommen wird. 

Das Fazit

Das „Liefer-AVIS-System“ ist seit September 2017 produktiv bei Gugelfuss im Einsatz. „Es ist viel besser als vorher“, betont Dörfler. „Wir schreiben gleich bei der Auslieferung die GPS-Position mit, selbst da, wo kein Handy-Empfang ist. Und mit den Beweisbildern und Unterschriften können wir für immer und alle Ewigkeiten nachvollziehen, wann wir eine Lieferung abgeliefert haben. Denn alles landet im Belegarchiv.“ 

Burgdörfer bringt das System seit der Einführung regelmäßig auf den aktuellen technischen Stand und erweitert es mit vielen neuen Features. Dadurch können wir die Sicherheit und Stabilität des Systems jederzeit gewährleisten. In der Zwischenzeit haben wir für Gugelfuss zwei weitere Anwendungen entwickelt. Eine Kundendienst-App und eine Montage-App, die dafür sorgen, dass Gugelfuss ihre Dokumentationspflichten erfüllt und damit ihre Arbeit nachvollziehen kann. 

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